Kogo dotyczy obowiązek (stan na październik 2026)
Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów obowiązuje od 25 września 2024 r. W dniu pisania tej strony nie ma aktów, które by ją zmieniały - sprawdziliśmy w ISAP, Dz.U. 2024 poz. 928 (stan na październik 2026).
- Próg 50 osób według stanu na 1 stycznia albo 1 lipca danego roku (art. 23 ust. 1).
- Kogo liczysz: pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby pracujące za wynagrodzeniem na innej podstawie, np. zlecenie albo B2B, jeśli same nie zatrudniają do tej pracy innych osób (art. 23 ust. 2).
- Bez progu: firmy z obszaru usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska (art. 23 ust. 3).
- Poniżej 50 osób procedurę można ustalić dobrowolnie (art. 24 ust. 2).
Przykład: firma budowlana ma 38 osób na etatach i 14 jednoosobowych podwykonawców na B2B, którzy pracują sami. Na rzecz firmy pracują 52 osoby, więc procedura jest obowiązkowa, choć w kadrach widać tylko 38 umów o pracę.
Co musi zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych
Według art. 25 ustawy procedura wskazuje m.in.:
- osobę, zespół albo podmiot zewnętrzny upoważniony do przyjmowania zgłoszeń,
- kanały zgłoszeń (np. adres e-mail, formularz, spotkanie) i adres do kontaktu z sygnalistą,
- bezstronną osobę, która weryfikuje zgłoszenie i prowadzi działania następcze,
- tryb postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi,
- potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni,
- informację zwrotną dla sygnalisty najpóźniej w 3 miesiące od potwierdzenia,
- informację o zgłoszeniach zewnętrznych, m.in. do Rzecznika Praw Obywatelskich.
Do tego rejestr zgłoszeń (art. 29): numer, przedmiot naruszenia, dane potrzebne do identyfikacji, adres kontaktowy, daty i podjęte działania. Dane z rejestru przechowujesz 3 lata po zakończeniu roku, w którym zakończono działania następcze. Osoby obsługujące zgłoszenia potrzebują pisemnego upoważnienia (art. 27 ust. 2).
Ochrona przed odwetem i dane osobowe w zgłoszeniach
Wobec sygnalisty nie wolno stosować działań odwetowych: zwolnienia, obniżenia pensji, pominięcia przy awansie, a przy współpracy B2B także wypowiedzenia umowy (art. 12 i 13). Sygnalista, wobec którego zastosowano odwet, ma prawo do odszkodowania nie niższego niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w poprzednim roku (art. 14). Tożsamość sygnalisty jest poufna, a dane bez znaczenia dla sprawy usuwasz w 14 dni (art. 8). To przetwarzanie danych osobowych, więc procedura musi pasować do Twojej dokumentacji RODO.
Jestem za mały, a wzór jest za darmo
Jeśli liczysz tylko etaty, możesz przeoczyć próg o kilkanaście osób. Darmowy wzór nie powie też, kto w firmie 55-osobowej ma być bezstronny, skoro kadry, księgowość i szef to te same trzy osoby. Wtedy jednym z rozwiązań jest powierzenie przyjmowania zgłoszeń osobie albo podmiotowi spoza codziennej hierarchii (art. 28). Brak procedury albo procedura z istotnym naruszeniem wymogów ustawy podlega karze grzywny (art. 58). Więcej o obowiązkach przedsiębiorcy: biznes.gov.pl.
Jak wprowadzamy procedurę
- Analiza - liczymy osoby według stanu na 1 stycznia albo 1 lipca, sprawdzamy branżę, wybieramy osobę przyjmującą zgłoszenia. Zwykle 1-2 dni.
- Projekt procedury i rejestru - zwykle 5-7 dni roboczych.
- Konsultacje - ze związkiem zawodowym albo z przedstawicielami pracowników, od 5 do 10 dni (art. 24 ust. 3 i 4).
- Ogłoszenie - procedura wchodzi w życie po 7 dniach od podania jej do wiadomości osób pracujących w firmie (art. 24 ust. 5). Kandydaci do pracy dostają informację o niej razem z rekrutacją (art. 24 ust. 6).
Co jest w cenie
Procedura zgłoszeń wewnętrznych, wzór rejestru zgłoszeń, wzory potwierdzenia przyjęcia i informacji zwrotnej, pisemne upoważnienia, klauzula informacyjna RODO dla zgłoszeń, harmonogram konsultacji i ogłoszenia oraz krótka instrukcja dla osoby, która przyjmuje zgłoszenia.
Kiedy przyjdzie pierwsze zgłoszenie, będziesz wiedział, co robić
Procedura ma działać w dniu, w którym ktoś z niej skorzysta, a nie tylko leżeć w segregatorze. My audytujemy i pomagamy wdrożyć wszystko. W razie kontroli jesteśmy po Twojej stronie. Napisz albo zadzwoń - sprawdzimy, czy obowiązek Cię dotyczy, i podamy cenę.
