Kto musi mieć regulamin pracy i regulamin wynagradzania
| Liczba pracowników | Regulamin pracy i regulamin wynagradzania | Podstawa |
|---|
| Co najmniej 50 pracowników | oba regulaminy są obowiązkowe, chyba że te sprawy reguluje układ zbiorowy pracy | art. 104 § 1¹ Kodeksu pracy (regulamin pracy), art. 77² § 1 (regulamin wynagradzania) |
|---|
| 20-49 pracowników | oba regulaminy stają się obowiązkowe, gdy wystąpi o nie zakładowa organizacja związkowa | art. 104 § 3, art. 77² § 1² |
|---|
| Mniej niż 50 | możesz je wprowadzić dobrowolnie | art. 104 § 2, art. 77² § 1¹ |
|---|
Liczysz pracowników, czyli osoby na umowie o pracę. Zleceniobiorcy i współpracownicy B2B nie wchodzą do tego progu (inaczej niż przy procedurze dla sygnalistów).
Nowość od 5.11.2026: nowelizacja z 19 czerwca 2026 r. dodała art. 94³a. Pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników ustala reguły przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji i naruszaniu godności pracowników - w regulaminie pracy, w układzie zbiorowym albo w osobnym regulaminie. Na dostosowanie jest 6 miesięcy od wejścia w życie nowelizacji. Źródło: Dz.U. 2026 poz. 1046 oraz tekst jednolity Kodeksu pracy Dz.U. 2026 poz. 1245 (stan na październik 2026).
Co gdy masz mniej niż 50 pracowników
Bez regulaminu pracy i tak musisz każdemu nowemu pracownikowi w ciągu 7 dni przekazać na piśmie albo mailem m.in. termin i miejsce wypłaty, porę nocną i sposób potwierdzania obecności (art. 29 § 3 pkt 1 lit. m Kodeksu pracy). Przy 35 osobach to 35 osobnych informacji do pilnowania. Dobrowolny regulamin pracy ustala to raz dla wszystkich i pozwala spokojnie przekroczyć próg 50 osób - bez pośpiechu w dniu, w którym przyjdzie pięćdziesiąty pracownik.
Co zawiera regulamin pracy
Kodeks pracy (art. 104¹) wymienia m.in.:
- organizację pracy, wyposażenie w narzędzia, odzież i środki ochrony,
- systemy i rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe,
- porę nocną,
- termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
- obowiązki BHP i ochrony przeciwpożarowej,
- sposób potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności,
- kary porządkowe (art. 104¹ § 2),
- od 5.11.2026 - zasady przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji, jeśli nie ma ich w osobnym regulaminie.
Do tego dopisujemy to, czego wzór nie przewidzi: pracę zmianową na produkcji, sezon w biurze rachunkowym, wyjazdy na budowy, zasady pracy zdalnej, jeśli ją stosujesz.
Co zawiera regulamin wynagradzania i jak łączy się z jawnością płac
Regulamin wynagradzania ustala warunki wynagradzania, składniki płacy (podstawa, dodatki, premie) i może obejmować inne świadczenia (art. 77² § 2). Od 24 grudnia 2025 r. kandydat do pracy dostaje informację o wynagrodzeniu albo jego przedziale oraz o odpowiednich postanowieniach regulaminu wynagradzania, jeśli u Ciebie obowiązuje, a pracodawca nie pyta o zarobki w poprzednich firmach (art. 18³ca, Dz.U. 2025 poz. 807). Kwoty z ogłoszeń i zasady z regulaminu muszą więc mówić to samo. Sprawdzimy, czy tak jest.
Ściągnę wzór z BIP gminy - czemu nie?
Bo to regulamin urzędu. Ma godziny przyjęć interesantów i zasady sfery budżetowej, a nie trzy zmiany na hali i premię od wydajności. Regulamin wiąże jak przepisy prawa pracy i nie może być mniej korzystny dla pracowników niż Kodeks pracy (art. 9 § 2). Zapis wzięty z cudzego wzoru, którego nie stosujesz, to łatwy punkt zaczepienia przy kontroli.
Jak to przebiega
- Rozmowa i ankieta - czas pracy, stanowiska, płace, związki zawodowe. Zwykle 45 minut.
- Projekt regulaminu - zwykle 5-10 dni roboczych od ankiety.
- Poprawki i uzgodnienie - ze związkiem zawodowym, jeśli działa w firmie (art. 104² i art. 77² § 4).
- Wprowadzenie - regulamin wchodzi w życie po 2 tygodniach od podania go do wiadomości pracowników (art. 104³ § 1, art. 77² § 6). Nowego pracownika zapoznajesz z nim przed dopuszczeniem do pracy.
Co jest w cenie
Projekt obu regulaminów albo jednego z nich, dwie rundy poprawek, wzór oświadczenia o zapoznaniu się z regulaminem, instrukcja wprowadzenia krok po kroku i sprawdzenie spójności z umowami oraz ogłoszeniami o pracę. Dane pracowników w kadrach to osobny temat - zajmuje się nim RODO w firmie.
Zanim regulamin zawiśnie na tablicy ogłoszeń
Zobacz, czego jeszcze brakuje w Twoich zasadach pracy i płac, zanim zapyta o to inspektor albo pracownik. My audytujemy i pomagamy wdrożyć wszystko. W razie kontroli jesteśmy po Twojej stronie. Zadzwoń albo napisz, a po rozmowie podamy cenę i termin.
