Dla kogo
Dla każdej firmy, która ma na stronie formularz zapisu albo zbiera adresy w inny sposób:
- sklep, który wysyła nowości i kody rabatowe,
- firma usługowa albo B2B z newsletterem eksperckim,
- twórca, który daje e-book, checklistę albo kurs w zamian za zapis,
- organizator webinarów, na które zapisuje się adresem e-mail.
Trzy obowiązki, nie jeden
Newsletter to w prawie trzy różne sprawy. Każda ma inną podstawę i każdą trzeba załatwić osobno:
| Co | Podstawa | Po co |
|---|
| Regulamin usługi | art. 8 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną | newsletter to usługa świadczona drogą elektroniczną, a usługodawca ustala dla niej regulamin i udostępnia go przed zawarciem umowy |
| Zgoda na informacje handlowe | art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej | marketing e-mailem wymaga uprzedniej zgody, także w kontaktach B2B |
| Informacja o danych | art. 13 RODO | kto jest administratorem, w jakim celu i jak długo trzyma adres, jakie prawa ma subskrybent |
Teksty ustaw: ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną i Prawo komunikacji elektronicznej w ISAP (stan na październik 2026).
Co zawiera regulamin newslettera
- kto prowadzi newsletter (pełne dane firmy),
- co wysyłasz i mniej więcej jak często,
- wymagania techniczne: adres e-mail i program do poczty,
- jak przebiega zapis i potwierdzenie adresu,
- jak się wypisać w każdej chwili (to jest rozwiązanie umowy),
- jak złożyć reklamację i w jakim terminie odpowiadasz,
- jeśli dajesz coś za zapis: co dokładnie dostaje subskrybent, kiedy i na jakich warunkach (np. ważność i zasady kodu rabatowego),
- jak informujesz o zmianach regulaminu.
Regulamin nie musi być osobnym dokumentem. Może być rozdziałem w regulaminie strony internetowej, jeśli już go masz.
Mam double opt-in w Ecomailu albo MailerLite. Czy to nie wystarczy?
Double opt-in to dobra rzecz: pomaga wykazać, że zgodę dał właściciel adresu. Administrator musi umieć tę zgodę wykazać (art. 7 ust. 1 RODO), więc potwierdzenie mailem bardzo w tym pomaga.
Ale narzędzie tylko zbiera kliknięcia. Nie wie, co wysyłasz, czy dajesz e-book, kto jest administratorem i jak długo trzymasz adresy. Treść zgody, klauzula pod formularzem i regulamin są Twoje, nie dostawcy systemu. Pamiętaj też, że pole zgody nie może być zaznaczone z góry - milczenie albo domyślnie zaznaczone okienko nie są zgodą (motyw 32 RODO).
Wysyłam tylko do firm. Też potrzebuję zgody?
Tak. Art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej dotyczy także kontaktów B2B, więc adres firmowy ze strony kontrahenta albo z kupionej bazy nie jest zgodą na newsletter. Dobrze napisany formularz zapisu rozwiązuje ten problem raz, dla wszystkich nowych adresów.
Jak to przebiega
- Krótka ankieta - co wysyłasz, jak często, w jakim narzędziu, czy dajesz coś za zapis (zwykle kwadrans).
- Projekt - regulamin, treść zgody i klauzula pod formularz (zwykle do 5 dni roboczych, w wersji ekspresowej 24 h).
- Poprawki - omawiamy pytania, które wymagają Twojej decyzji, na przykład okres przechowywania adresów.
- Wdrożenie w formularzu - mówimy, gdzie wstawić pole zgody, link do regulaminu i klauzulę, żeby wszystko było widoczne przed kliknięciem "Zapisz się".
Co jest w cenie
Za 309 zł brutto dostajesz komplet do formularza zapisu: regulamin newslettera, treść zgody na informacje handlowe i klauzulę informacyjną RODO. Dopłacasz tylko za wersję ekspresową (24 h, dopłata 100% ceny dokumentu). Newsletter trzeba też opisać w polityce prywatności - jeśli jej nie masz albo jest z generatora, napiszemy ją za 109 zł brutto.
Który zapis masz na stronie: sam newsletter czy e-book za adres?
Od tego zależy treść regulaminu, więc to pierwsze pytanie, które zadamy. Napisz albo zadzwoń, a przygotujemy dokumenty pod Twój formularz, zanim trafi do niego następny adres.
My audytujemy i pomagamy wdrożyć wszystko. W razie kontroli jesteśmy po Twojej stronie. Jeśli przy okazji chcesz uporządkować całą ochronę danych w firmie, zajrzyj do działu RODO.
